Sekretär/Sekretärin
Auch bekannt als: Secretary (m/f)
Über den Beruf
Sekretär/innen koordinieren Abläufe im Büro, pflegen den Kalender ihrer Vorgesetzten und beantworten Telefon- und E-Mail-Anfragen. Sie organisieren Besprechungen, bereiten Unterlagen vor und buchen Reisen samt Spesenabrechnung. Rechnungen schreiben, kontieren und zur Zahlung freigeben gehört ebenso dazu wie die Überwachung des Abteilungsbudgets. Beim Empfang begrüßen sie Besuchende, geben Auskünfte und bewirten Gäste. Für das Team beschaffen sie Büromaterial, führen die Ablage und recherchieren Informationen, die sie in Präsentationen oder Protokollen aufbereiten. Viele setzen dabei Office-Software, Videokonferenztools und zunehmend KI-gestützte Planungsprogramme ein. Mancherorts pflegen sie auch die Firmenwebsite oder einfache Social-Media-Beiträge. Urlaubs- und Krankmeldungen nehmen sie entgegen und leiten sie an die Personalabteilung weiter. Ein sauber geführter Kalender und präzise Unterlagen sichern den Überblick über Projekte, Termine und Kosten.
Ausbildung & Zugang
Zugang zum Beruf
Für den Zugang wird oft eine kaufmännische Aus- oder Weiterbildung vorausgesetzt.
Zugangswege
Stellenangebote
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Karriere & Weiterbildung
Häufige Fragen
Was verdient man als Sekretär/in?
Das Gehalt als Sekretär/in liegt typischerweise bei 3.820 € brutto im Monat, je nach Erfahrung und Region zwischen 2.987 € und 4.963 €. Mit zusätzlichen Sprachkenntnissen oder Verantwortung für Budget- und Projektaufgaben kannst du dein Einkommen weiter steigern.
Wie sind die Berufsaussichten als Sekretär/in?
Die Berufsaussichten als Sekretär/in sind ausgeglichen. Viele Altersabgänge werden erwartet, wodurch Stellen frei werden. Gleichzeitig schrumpft die Beschäftigung bis 2040 und begrenzt das Angebot an Jobs. Der Fachkräftemangel ist gering – offene Stellen werden häufig schnell besetzt, sodass Bewerber/innen mit Konkurrenz rechnen sollten.
Wie sind die Arbeitsbedingungen als Sekretär/in?
Die Tätigkeit findet überwiegend als Bildschirmarbeit in Büro- oder Besprechungsräumen statt. Du wechselst häufig zwischen Telefonaten, Kundenkontakt und Aufgaben wie Terminplanung, Ablage oder Buchhaltung. Spezialisierte Software für Personal- und Rechnungswesen unterstützt dich dabei.
Womit arbeitet man als Sekretär/in?
Zur Standardausrüstung zählen ein Computer mit Internetzugang, Telefon und Software für Videokonferenzen. Zusätzlich bearbeitest du täglich Unterlagen wie Terminpläne, Präsentationsfolien, Rechnungen oder Reiseplanungen – meist digital, teils noch in Papierform.
Kann man sich als Sekretär/in selbständig machen?
Eine Selbständigkeit ist möglich, etwa mit einem mobilen oder virtuellen Sekretariat. So kannst du für verschiedene Kunden Terminverwaltung, Telefonservice oder Reiseorganisation flexibel von zu Hause oder direkt vor Ort anbieten.
Welche Weiterbildungsmöglichkeiten gibt es als Sekretär/in?
Für den Büroalltag stehen zahlreiche Kurzlehrgänge bereit. Du kannst dich in Office-Software, Tabellenkalkulation, Datenbankprogrammen, moderner Bürotechnik oder Gesprächsführung am Telefon fortbilden und so deine Einsatz- und Verdienstchancen erhöhen.
Welche Aufstiegsmöglichkeiten gibt es als Sekretär/in?
Aufstiegschancen eröffnen vor allem kaufmännische Fortbildungen. Gefragt sind z.B. der Abschluss Betriebswirt/in für Kommunikation und Büromanagement (Bachelor Professional) oder Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation. Mit einem Bachelor- oder Masterstudium in Dienstleistungs- und Servicemanagement kannst du später Leitungsfunktionen im Office- oder Projektmanagement übernehmen.