Sekretär/Sekretärin
Auch bekannt als: Office-Manager/in
Über den Beruf
Sekretäre und Sekretärinnen organisieren den gesamten Bürobetrieb: Sie bearbeiten Postein- und -ausgang, verfassen eigenständig Briefe, E-Mails und Berichte und pflegen Ablage sowie Dokumentenmanagementsysteme. Sie nehmen Telefonate entgegen, geben Auskünfte und koordinieren Termine, Fristen und Besucherströme. Für Konferenzen oder Dienstreisen buchen sie Hotels, Verkehrsmittel und Räume, stellen technische Ausstattung bereit und übernehmen anschließend die Reisekostenabrechnung. Präsentationen, Tagungsunterlagen und Protokolle entstehen ebenfalls auf ihrem Schreibtisch. Dabei führen sie Statistiken, kontrollieren Budgets und unterstützen Führungskräfte als zentrale Schnittstelle zu Kunden, Lieferanten und Kolleg/innen. Digitale Tools und zunehmend KI-gestützte Anwendungen helfen beim automatisierten Erfassen, Klassifizieren und Weiterleiten von Dokumenten, sodass Routineprozesse schneller laufen.
Ausbildung & Zugang
Zugangsvoraussetzungen3
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Ausbildung + 1 Jahr Berufspraxis
- Oder ohne Ausbildung: 2 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen, administrativen oder technischen Bereich
- Alternativ Hauptschulabschluss + Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich + Kenntnisse in maschineller Texterstellung
Stellenangebote
Aktuelle Stellenangebote
Karriere & Weiterbildung
Häufige Fragen
Was verdient man als Sekretär/in?
Sekretär/innen verdienen typischerweise 4.649 € brutto im Monat, je nach Erfahrung und Region zwischen 3.592 € und 6.085 €. Größere Unternehmen und Positionen mit zusätzlicher Verantwortung zahlen oft etwas mehr als kleine Betriebe.
Wie lange dauert die Weiterbildung zur Sekretär/in?
Die Dauer der Weiterbildung ist nicht einheitlich geregelt und richtet sich nach Bildungsanbieter, Lernform und Unterrichtszeit. Kompakte Vollzeitkurse lassen sich schneller absolvieren, während Teilzeit- oder Fernlehrgänge entsprechend länger laufen – erkundige dich deshalb immer nach dem konkreten Stundenumfang.
Wie sind die Berufsaussichten als Sekretär/in?
Die Berufsaussichten als Sekretär/in sind ausgeglichen. Viele Altersabgänge werden erwartet, wodurch zusätzliche Stellen frei werden. Gleichzeitig schrumpft die Beschäftigung bis 2040, was das Gesamtangebot an Jobs mittelfristig reduziert. Der Fachkräftemangel ist gering, offene Stellen werden daher meist schnell besetzt und die Konkurrenz unter Bewerber/innen ist vergleichsweise hoch.
Welche digitalen Skills braucht man als Sekretär/in?
Digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zählen zum täglichen Handwerkszeug. Du solltest Dateien sicher ablegen, Versionen verwalten und Suchfunktionen souverän nutzen. Hinzu kommen KI-gestützte Tools für Textgenerierung, Terminplanung oder Projektorganisation, die du einrichten und effizient in deine Abläufe integrieren kannst.
Wie sind die Arbeitsbedingungen als Sekretär/in?
Sekretär/innen arbeiten überwiegend in Büro- oder Besprechungsräumen und teilweise im Homeoffice. Der Arbeitsalltag wechselt zwischen Bildschirmarbeit, Telefonaten und persönlichem Kundenkontakt. Terminfristen können zeitweisen Druck erzeugen, doch wechselnde Aufgaben bringen auch Abwechslung.
Womit arbeitet man als Sekretär/in?
Hauptwerkzeuge sind PC oder Laptop mit Internetzugang, Telefonanlage und gängige Office-Software. Du bearbeitest Briefe, Berichte oder Protokolle in Dokumentenmanagementsystemen, organisierst Videokonferenzen und pflegst digitale Terminkalender. Analoge Hilfsmittel wie Aktenordner, Präsentationsmappen oder Reisekostenformulare ergänzen die Ausstattung.
Kann man sich als Sekretär/in selbständig machen?
Eine Selbständigkeit ist möglich, etwa mit einem Schreibbüro oder einem externen Sekretariatsservice für Unternehmen. Damit übernimmst du Telefonzentrale, Korrespondenz oder Reiseplanung für verschiedene Kund/innen und trägst zugleich die volle Verantwortung für Akquise, Preisgestaltung und Buchhaltung.
Welche Weiterbildungsmöglichkeiten gibt es als Sekretär/in?
Nach Abschluss der Weiterbildung kannst du dein Know-how in fachspezifischen Kursen ausbauen. Beliebt sind Trainings in moderner Korrespondenz, Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen sowie Präsentations- und Businessgrafiksoftware. Auch Seminare zu Bürokommunikationstechnik oder professionellem E-Mail-Management halten dein Wissen aktuell.
Welche Aufstiegsmöglichkeiten gibt es als Sekretär/in?
Aufstiegschancen eröffnen sich vor allem durch zusätzliche Qualifikationen. Mit einer Ausbilder/innen-Weiterbildung kannst du selbst Fachkräfte anleiten und mehr Verantwortung übernehmen. Ein Bachelor- oder Masterstudium in Betriebswirtschaftslehre, Business Administration oder Wirtschaftswissenschaften ebnet darüber hinaus den Weg zu leitenden Positionen im Office- oder Projektmanagement.