Kaufmännischer Assistent/Wirtschaftsassistent / Kaufmännische Assistentin/Wirtschaftsassistentin - Büro/Sekretariat
Auch bekannt als: Business assistant (m/f) specialising in office management
Über den Beruf
Kaufmännische Assistent/innen für Büro und Sekretariat koordinieren Termine, bearbeiten eingehende Post und verfassen Geschäftsbriefe. Sie halten Kontakt zu Kunden, nehmen Bestellungen sowie Reklamationen entgegen und erfassen die Daten in ERP-Systemen. Für Vorgesetzte erstellen sie Präsentationen, Statistiken oder Reisepläne und pflegen digitale Akten in Dokumentenmanagementsystemen. In der Personalverwaltung legen sie Akten an, erfassen Urlaubs- und Fehlzeiten und wirken an der Lohnabrechnung mit. Bei Aufträgen ins Ausland bereiten sie Zollpapiere vor und prüfen Rechnungen, Lieferscheine oder Frachtbriefe. Regelmäßig kontrollieren sie offene Posten im Controlling. Auch interne Kostenrechnungen, Materialbestellungen oder kleine Marketingaktionen landen auf ihrem Schreibtisch. Stets achten sie darauf, dass Informationen vollständig vorliegen und jede Frist eingehalten wird.
Ausbildung & Zugang
Zugangsvoraussetzungen1
- Mind. mittlerer Bildungsabschluss
Ausbildungsplätze
Karriere & Weiterbildung
Häufige Fragen
Was verdient man als Kaufmännische/r Assistent/in?
Das Gehalt liegt typischerweise bei 3.820 € brutto im Monat, je nach Erfahrung und Region zwischen 2.987 € und 4.963 €. Faktoren wie Unternehmensgröße, Tarifbindung und dein Verantwortungsbereich können das Einkommen zusätzlich beeinflussen.
Wie lange dauert die Ausbildung zum/zur Kaufmännischen Assistent/in?
Die Ausbildung dauert zwei Jahre. Dadurch hast du bereits nach kurzer Zeit einen anerkannten Abschluss in der Tasche.
Welche Schulfächer sind wichtig für Kaufmännische Assistent/innen?
Wichtige Schulfächer sind Wirtschaft, Deutsch, Mathematik und Englisch. Mit soliden Kenntnissen in diesen Bereichen meisterst du Rechnungswesen-Aufgaben, Korrespondenz, Kalkulationen und die Kommunikation mit internationalen Kund/innen leichter.
Wie sind die Berufsaussichten als Kaufmännische/r Assistent/in?
Die Berufsaussichten als Kaufmännische/r Assistent/in sind ausgeglichen. Viele Altersabgänge werden erwartet, wodurch Stellen frei werden können. Gleichzeitig schrumpft die Beschäftigung bis 2040. Da der Fachkräftemangel gering ist, werden offene Stellen meist schnell besetzt.
Welche digitalen Skills braucht man als Kaufmännische/r Assistent/in?
Im Job arbeitest du viel mit digitalen Systemen wie Dokumentenmanagement- und Formularmanagementsystemen. Wichtig sind außerdem der sichere Umgang mit ERP-Software für Rechnungswesen und Controlling, E-Akten für die digitale Ablage sowie Identity- and Access-Management-Systemen zum Verwalten von Zugriffsrechten.
Womit arbeitet man als Kaufmännische/r Assistent/in?
Zum Arbeitsalltag gehören klassische Büroausstattungen wie PC, Internetzugang und Telefon sowie Unterlagen wie Terminkalender, Organisationspläne und Statistiken. Zusätzlich nutzt du Software zur Inhaltsverwaltung oder Kostenrechnung, um Daten zu erfassen und auszuwerten.
Kann man sich als Kaufmännische/r Assistent/in selbständig machen?
Eine Selbstständigkeit ist möglich, etwa mit einem eigenen Dienstleistungsbüro oder als Franchisenehmer/in im Büromanagement. Vor einer Gründung helfen dir Branchenverbände wie der Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e.V. oder der Handelsverband Büro und Schreibkultur mit Informationen und Netzwerken.
Welche Weiterbildungsmöglichkeiten gibt es als Kaufmännische/r Assistent/in?
Nach der Ausbildung kannst du dich fachlich gezielt weiterbilden, zum Beispiel in Korrespondenz, Bürokommunikation oder Büroorganisation. Auch Schulungen in Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationssoftware, Auftragsabwicklung oder Wirtschaftsenglisch halten dich auf dem neuesten Stand.
Welche Aufstiegsmöglichkeiten gibt es als Kaufmännische/r Assistent/in?
Für den beruflichen Aufstieg kommen Abschlüsse wie Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation oder Fachwirt/in Wirtschaft infrage. Eine weitere Stufe ist der Abschluss als Betriebswirt/in (Fachschule) – Kommunikation und Büromanagement beziehungsweise der Bachelor Professional in Wirtschaft. Du kannst zudem durch ein Bachelor- oder Masterstudium in Betriebswirtschaftslehre, Business Administration oder Handelsbetriebswirtschaft in Leitungsfunktionen wechseln.