Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Organisation & Administration – Dortmund | Teilzeit (20–30 Std./Woche)

Wir entwickeln uns weiter – und suchen Verstärkung. Unser Unternehmen wächst und auch für die kommenden Jahre haben wir uns einiges vorgenommen. Um für unsere Ziele intern gut aufgestellt zu sein, möchten wir unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft verstärken und organisatorisch entlasten. Dafür suchen wir für unseren Standort in Dortmund eine erfahrene und engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit. Du bist ein Organisationstalent, arbeitest strukturiert und selbstständig und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf dem Tisch liegen? Du denkst mit, kommunizierst sicher mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und sorgst gerne dafür, dass im Hintergrund alles gut organisiert ist? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen. Deine Aufgaben Als Assistenz der Geschäftsführung unterstützt du unsere Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und bei organisatorischen sowie projektbezogenen Themen. Dabei bist du eine wichtige Schnittstelle zu Mitarbeitern, Kunden und externen Ansprechpartnern. Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere: Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung Koordination und Nachhalten von Terminen, Aufgaben und Wiedervorlagen Vorbereitung und Organisation von Meetings, Besprechungen und Terminen Erstellung von Gesprächsnotizen und Protokollen sowie Nachhalten vereinbarter Maßnahmen Unterstützung bei Personalthemen und Mitarbeiterangelegenheiten in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung Allgemeine Büroorganisation und Verwaltungsaufgaben Interne und externe Korrespondenz und Kommunikation Kommunikation und Abstimmung mit Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern Organisation und Pflege von Dokumenten, Unterlagen und Ablagestrukturen Unterstützung bei der Aufbereitung von Auswertungen, Analysen und Entscheidungsgrundlagen Unterstützung bei laufenden Projekten und internen Organisationsaufgaben Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung interner Abläufe und Strukturen Das bringst du mit Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz-, Verwaltungs- oder kaufmännischen Position Eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit und einen guten Blick für Prioritäten Eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise Eigeninitiative und die Fähigkeit, Aufgaben und offene Themen selbstständig nachzuhalten Eine schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten Ein hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein Ein professionelles und verbindliches Auftreten gegenüber Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit unterschiedlichen Menschen Einen sicheren Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Englischkenntnisse sowie weitere Fremdsprachenkenntnisse sind in unserer Branche von Vorteil, aber kein Muss Das erwartet dich bei uns Sicherer Arbeitsplatz Wir bieten dir eine langfristige Beschäftigung in einem wachsenden Unternehmen mit stabilen Strukturen. Mit uns wachsen Wir möchten unser Unternehmen kontinuierlich weiterentwickeln und gesund wachsen. Dabei bieten wir dir die Möglichkeit, dich einzubringen, Verantwortung in deinem Aufgabenbereich zu übernehmen und gemeinsam mit uns neue Strukturen und Abläufe zu gestalten. Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, erhältst Einblicke in unterschiedliche Unternehmensbereiche und bist unmittelbar in viele organisatorische und operative Themen eingebunden. Kurze Entscheidungswege Bei uns gibt es keine unnötig langen Abstimmungswege. Themen können direkt besprochen und Entscheidungen unkompliziert getroffen werden. Wertschätzendes Team Ein freundliches Miteinander und gegenseitige Unterstützung gehören bei uns zum Arbeitsalltag. Abwechslungsreicher Aufgabenbereich Dich erwartet eine vielseitige Tätigkeit mit unterschiedlichen Themen und Ansprechpartnern. Neben dem Tagesgeschäft wirkst du auch bei Projekten und der Weiterentwicklung unserer internen Abläufe mit. Faire Vergütung Leistung soll sich auszahlen – deshalb bieten wir dir eine faire und selbstverständlich pünktliche Bezahlung. Moderne Arbeitsmittel Für deine tägliche Arbeit stellen wir dir eine professionelle Ausstattung und moderne Arbeitsmittel zur Verfügung. Entwicklungsmöglichkeiten Wir fördern unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und bieten Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Rahmenbedingungen Arbeitsort: Dortmund Arbeitszeit: Teilzeit, 25–30 Stunden pro Woche Position: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)